Solution présentée : 

Une solution de haute sécurité pour gérer dans un espace dédié, sécurisé et cantonné, des données personnelles dont l’usage est temporaire.

Une solution qui évite la diffusion virale par copie successive dans les serveurs de votre entreprise de données non structurées, qui évite le stockage papier ou digital sans durée définie du fait que la donnée est dispersée. Une solution qui sécurise les données par un séquençage de la data et un cryptage de chacune ces séquences et qui gère de manière automatique le cycle de vie de cette donnée. Des données temporaires qui ne se trouvent pas dans les systèmes et les serveurs de l’entreprise, disponibles à tous moments par ceux qui en ont besoin, et qui sont automatiquement détruites en fonction des règles de gestion définies à la base.

Pour illustrer les possibilités de cette solution et son intérêt en matière de RGPD nous avons imaginé deux scenarii : une campagne de recrutement RH par une entreprise ou un cabinet de chasse, et une campagne d’inscription en ligne.

Dans le premier cas d’usage, une campagne de recrutement génère un nombre considérable de CV, de notes d’entretien, de recherches, de prises de références. Ces données doivent nécessairement être partagées avec tous ceux qui interviennent dans le processus de recrutement, ce qui se traduit souvent par des échanges de mails, de fichiers, qui sont imprimés ou non.  Au fur et à mesure de la procédure et de l’élimination des candidats, comment se gère la conservation des données dupliquées sur de nombreux postes, leur destruction. Comment face à une demande d’exercice de droit à l’oubli ou à rectification, le DPO va-t-il pouvoir donner l’assurance que la demande du particulier a été intégralement prise en compte. C’est impossible ! La solution shadline va me permettre nativement de cantonner les données et de les sécuriser, de gérer les accès sans jamais transférer la donnée tout en assurant les règles d’archivage et d’effacement systématique pour les candidats non retenus.

Dans le deuxième cas d’usage, nous serons confrontés à des campagnes annuelles d’inscriptions de familles qui souhaitent inscrire un enfant à la crèche. Pour se faire, elles doivent remplir un formulaire et télécharger des pièces justificatives. Les dossiers devront être instruit par un service, soumis à une commission de décision, certains dossiers seront rejetés d’autres acceptés. Dans ce contexte, Shadline va permettre de récupérer ces données, les stocker et les sécuriser durant toute leur durée de vie, les mettre à disposition des gestionnaires à tous moments, et gérer leur effacement pour les familles non retenues, leur stockage pour les familles dont la demande a été acceptée et l’archivage pour les familles qui quittent la crèche. Une gestion complexe qui est ici complètement, automatiquement et nativement prise en charge par la solution.